Vergaderingen waarin er geen gebruik wordt gemaakt van een onderscheid tussen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming ontaarden al snel in een chaos van meningen en argumenten, zonder dat een besluit dichterbij komt. Hier lees je waar je op kan letten om te herkennen óf het misgaat en waar het dan aan ligt.
Ons advies is dan ook om bij moeilijke, complexe en vage besluiten het BOB-model te gebruiken. Doe je dat niet, dan komen de onderstaande situaties vast bekend voor.
Besluiten zonder duidelijk beeld van het probleem
Begin je met besluitvorming zonder dat je een beeld hebt gevormd van de situatie? Dan kan er al snel het volgende gebeuren:
- Er lijkt maar één optie op tafel te liggen, andere oplossingen worden niet of nauwelijks besproken
- Er is veel discussie of een oplossing/ optie wel passend is, waarbij mensen het niet eens zijn over wat nou het probleem precies veroorzaakt
- Elke uitleg van een oplossing wordt beantwoord met “ja maar…”, waarna een nog niet eerder genoemd bezwaar wordt opgeworpen
- In plaats van een discussie over opties, is er sprake van een discussie of er überhaupt wel een probleem is
- Iets wat helemaal niet urgent is wordt uitgebreid besproken, terwijl er veel belangrijkere zaken op de agenda staan
De rode draad van deze symptomen is telkens dat er onvoldoende informatie is uitgewisseld, waardoor elke mogelijke oplossing op losse schroeven staat.
Besluiten zonder goede oordeelsvorming
Wil je een besluit nemen, zonder dat de opties werkelijk besproken zijn? Dan kan dit al snel gebeuren:
- Kostbare tijd wordt verspild aan een oplossing die niet realistisch is
- Mensen voelen zich niet gehoord door anderen en gaan zichzelf daardoor constant herhalen
- De discussie ontaardt in een debat, waar er soms zelf ‘op de man’ wordt gespeeld
- De eerstgenoemde optie is vrijwel altijd de gekozen weg, terwijl andere opties geen kans hebben gekregen
- Mensen kunnen geen keuze maken, omdat de consequenties van de keuzes onduidelijk is
- Genomen besluiten pakken verkeerd uit omdat er onvoldoende tijd is besteed aan de consequenties van de keuze
- Er wordt wel een besluit genomen, maar uiteindelijk staan mensen hier toch niet achter, waardoor er per saldo niets gebeurt
Goed besluiten kost mínder tijd!
Wellicht wekt dit artikel de indruk dat een goed besluit ook langer duurt. Niets is minder waar. Door de stappen in besluitvorming goed van elkaar te onderscheiden wordt het proces juist sneller en daarmee efficiënter. Je voorkomt namelijk die ellenlange discussies, besluiten die weer teruggedraaid moeten worden en wollige toestanden die nergens toe leiden. Het simpele BOB-model biedt vaak uitkomst voor groepen die last hebben van één of meerdere van de 12 symptomen van slechte besluitvorming.